Synergie | MANAGEMENT ASSISTANT VOOR DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL-OVERHEID | Brussel

MANAGEMENT ASSISTANT VOOR DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL-OVERHEID

  • locatie:1000 BRUSSEL
  • jobcategorie:Administratie
  • Contracttype:interimjob
  • werkregime:voltijds
  • werkervaring:3-5 jaar
  • Laatste aanpassing:
    01/06/2021 08:43


Voor het Agentschap Binnenlands Bestuur zijn wij op zoek naar een management assistant voor de administrateur- generaal.

Je verleent administratief ondersteunende diensten aan de administrateur-generaal en het team AG. Je werkt hierbij pro-actief en verlicht de taken van de administrateur-generaal door een zorgvuldig agendabeheer, consequente opvolging van zijn mailbox en een grondige voorbereiding van de overlegmomenten. Je bouwt aan een vertrouwensrelatie met de AG en gaat discreet om met de informatie waarover je beschikt. Daarnaast neem je ondersteunende taken op voor het team en zoek je verbinding met de collega’s van het agentschap.

Het doel hiervan is een vlotte, efficiënte werking van het team van de administrateur-generaal en een professionele opvolging van alle interne en externe vragen.

De taken van een management assistant zijn de volgende:

Informatieverzameling en –verwerking:

Je verzamelt alle nodige informatie en/of documenten van de verscheidene lopende en op te starten dossiers of opdrachten. Ook de voorbereiding van de overlegmomenten zijn een dossier.

Het doel hiervan is dat de AG en/of teamleden op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking hebben.

Informatiebeheer

Je bent verantwoordelijk voor een overzichtelijke en up to date Sharepoint omgeving. Je ontsluit de informatie, het klassement e.a. naar de betrokken collega’s.

Het doel hiervan is de AG, de collega’s en jezelf in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.

Opstellen van documenten

Je stelt documenten op en kijkt deze na. Dit kunnen verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, presentaties enz. zijn.

Het doel hiervan is informatie vast te leggen dat verder gebruikt kan worden door collega’s of externen.

Agendabeheer

Je beheert zorgvuldig de agenda van de administrateur- generaal.

Het doel hiervan is een goed beheer van de tijdsinzet van de AG alsook een efficiënte organisatie van zijn werkdag

Onthaal / Telefoon:

Je bent het eerste contactpunt met het team AG voor externen. Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal.

Het doel hiervan is bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het team AG.

Wat zoeken we?

De management assistant die we zoeken:

  • Behaalde een Bachelor diploma
  • Is sterk in plannen en organiseren en hebt zin voor initiatief
  • Kan vlot werken met de courante Office 365 toepassingen
  • Heeft inzicht in de structuur en de werking van het Agentschap Binnenlands Bestuur en van de Vlaamse Overheid
  • Heeft een grondige kennis van zorgvuldig agendabeheer
  • Heeft ervaring met het beheren van een persoonlijke mailbox en generieke mailboxen
  • Heeft ervaring met het omgaan met gevoelige informatie
  • Kan vlot communiceren, zowel verbaal als schriftelijk

Wat bieden we?

Als management assistant bij ABB kijk je uit naar een tijdelijke opdracht op B2-niveau met de mogelijkheid om in te tekenen op een selectieprocedure.

Bedrijfsinfo

Het Agentschap Binnenlands Bestuur is sinds 1 april 2006 opgericht als een intern verzelfstandigd agentschap. De missie van het agentschap is de volgende:

ABB bouwt mee aan duurzaam en democratisch samenleven in diversiteit door burgers en bestuur te verbinden en te versterken.

Het agentschap werkt waarden gedreven en hecht veel belang aan:

Samenwerken en wendbaarheid: we zoeken samen oplossingen, geloven in de kracht van samenwerken en staan open voor nieuwe uitdagingen. Vertrouwen en integriteit: we geven en verdienen vertrouwen en dragen integriteit uit

Openheid: we zorgen voor heldere informatie, delen onze kennis en gaan transparant te werk

Daadkracht: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen

Het agentschap bestaat uit 7 afdelingen verspreid over zes locaties (Brussel en elke provinciehoofdstad), de stafdienst van de administrateur-generaal en het DigiTeam. De vijf verticale materiegebonden afdelingen zijn: “Gelijke Kansen, Integratie en Inburgering”, “Beleid Steden, Brussel en Vlaamse Rand”, “Lokale Organisatie en Werking” “Lokale Financiën” en “Lokale Samenwerking, Verzelfstandiging en Personeel”. De twee horizontale afdelingen staan in voor beleids- en organisatieondersteuning en zijn: “Beleidscoördinatie en Kenniscentrum” en “Personeel & Organisatie”.

Naast deze afdelingen wordt een informatie- en screeningsdienst op de lokale geloofsgemeenschappen opgericht als een autonome entiteit.

De stafdienst van de administrateur-generaal, staat onder meer in voor:

1° de strategische planning en het doelstellingenmanagement, in het bijzonder het meerjarig en jaarlijks ondernemingsplan;

2° de organisatiebeheersing, met inbegrip van de contacten met Audit Vlaanderen;

3° de interne en externe communicatie, met inbegrip van de crisiscommunicatie;

4° het financieel management: de begroting en de boekhouding;

5° het belanghebbendenmanagement: het beheer van de relaties met de minister, de provinciegouverneurs, de Vlaamse administratie en de lokale en provinciale overheden, de belangenorganisaties, de internationale en supranationale overheden en instellingen en de academische wereld.

Plaats tewerkstelling

1000 BRUSSEL

Wil je ontdekken of jij de ideale management assistant ben? Contacteer ons nu en we bellen je spoedig terug!

Synergie Diegem LA

Jan Emiel Mommaertslaan 16A
1831 Diegem
02 220 31 31csc@synergiejobs.be

Solliciteer voor deze job