Loontransparantie: wat verandert er voor jouw organisatie?

Tijdens een recent webinar van Synergie ging HR-manager Veronique Van de Peer in gesprek met Dirk Stienaers, expert loontransparantie bij Coreus. Samen beantwoordden ze de meest gestelde vragen van HR-professionals. Dit artikel vat de belangrijkste inzichten samen.

Wat houdt de richtlijn precies in?

De Europese loontransparantierichtlijn dateert al van midden 2023, maar de eerste verplichtingen gaan pas in op 7 juni 2026. Lidstaten moeten de richtlijn omzetten in nationale wetgeving. In afwachting van die Belgische wet zijn de Europese minimumvereisten al duidelijk genoeg om nu mee aan de slag te gaan.

De maatregelen zijn in twee grote groepen op te splitsen:

• Uitgebreide rechten voor kandidaten en werknemers, van toepassing op alle werkgevers, ongeacht de grootte van de organisatie ook vanaf één werknemer.

• Rapporteringsverplichtingen over de loonkloof, van toepassing op bedrijven met 100 of meer werknemers, met een gefaseerde invoering vanaf 2027.

Wat verandert er concreet voor werkgevers?

Looninfo vóór het eerste gesprek

Als werkgever ben je voortaan verplicht om elke kandidaat te informeren over het startsalaris of de loonvork van een functie, en dat vóór het eerste gesprek. Je hoeft niet te wachten tot een kandidaat ernaar vraagt: de verplichting is spontaan.

Tegelijk komt er een verbod om te vragen naar het huidige of vroegere loon van een kandidaat. Die maatregel is bewust zo gekozen: studies tonen aan dat het afstemmen van een nieuw loon op het vroegere loon van een kandidaat bestaande loonongelijkheid of discriminaties in stand houdt.

Welk bedrag vermeld je in een vacature?

Een praktische vraag die veel HR-professionals stellen: wat doe je als de loonvork voor een bepaalde functie heel breed is, omdat er zowel junior als senior profielen in zitten?

De aanpak die Stienaers aanbeveelt: communiceer niet de volledige loonvork voor alle mensen die die functie uitoefenen, maar een subrange die overeenstemt met het ervaringsniveau dat je in de specifieke vacature zoekt. Zo vermijd je valse verwachtingen en communiceer je toch transparant.

Werknemers krijgen recht op looninfo

Ook wie al in dienst is, krijgt nieuwe rechten. Elke werknemer kan voortaan opvragen hoe zijn of haar loon zich verhoudt tot het gemiddelde loon van collega’s die hetzelfde werk of gelijkwaardig werk uitvoeren. Die informatie wordt uitgesplitst per geslacht.

Belangrijk: het gaat niet om individuele lonen, maar om een gemiddelde per functiegroep. 

Bovendien ben je als werkgever jaarlijks verplicht om werknemers erop te wijzen dát ze dat recht hebben en er gebruik van kunnen maken.

Loonbeslissingen moeten objectief onderbouwd zijn

Werknemers mogen ook vragen welke criteria worden gehanteerd om lonen vast te stellen en te laten evolueren. Waarom krijgt iemand een loonsverhoging? Op basis waarvan wordt dat beslist? Die vragen moet je voortaan objectief kunnen beantwoorden.

Dat vraagt ook een aanpassing van evaluatiegesprekken: loonbeslissingen zullen expliciet gemotiveerd moeten worden aan de hand van genderneutrale, objectieve criteria. Subjectieve argumenten volstaan niet meer.

De bewijslast wordt omgekeerd

Een aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien: wie een klacht indient wegens vermoed loononderscheid, hoeft dat onderscheid niet langer zelf te bewijzen. Het is voortaan aan de werkgever om aan te tonen dat er geen sprake is van discriminatie. Dat maakt een goede documentatie van loonbeslissingen geen nice-to-have, maar een noodzaak.

Rapporteren over de loonkloof: wie moet wat en wanneer?

Voor bedrijven met 100 of meer werknemers komt er een bijkomende verplichting: periodiek rapporteren over de loonkloof tussen mannen en vrouwen. Dat rapport moet worden opgesteld per functie én per categorie van gelijkwaardig werk, zowel voor vaste als variabele looncomponenten.

De gefaseerde tijdslijn:

• Meer dan 250 werknemers: jaarlijks rapporteren vanaf juni 2027 (over loonjaar 2026)

• 150 tot 250 werknemers: rapporteren om de drie jaar, voor het eerst in 2027

• 100 tot 150 werknemers: voor het eerst rapporteren in 2030

• Minder dan 100 werknemers: geen rapportageplicht

Wanneer uit die rapportering een loonkloof van meer dan 5% blijkt die niet objectief verklaard kan worden, moet je als werkgever binnen zes maanden remediëren. Lukt dat niet, dan volgt een verplichte gezamenlijke analyse met werknemersvertegenwoordigers - waarbij ook meer gevoelige informatie gedeeld moet worden.

Stienaers raadt bedrijven dan ook aan die analyse niet af te wachten: “Ga nu al kijken of je categoriegroepen hebt met een kloof van meer dan 5%, of je die kunt verklaren, en of je bepaalde ingrepen al wilt doen voor 2027.”

Q&A: Veelgestelde vragen uit de praktijk

Moet je ook rapporteren over gelijkwaardige functies in andere entiteiten?

De rapportering zal op zijn minst op ondernemingsniveau gelden. Een bijkomende discussie in de Nationale Arbeidsraad is of er ook gekeken moet worden op het niveau van de technische bedrijfseenheid, dus waar het HR-beleid feitelijk wordt bepaald voor meerdere juridische entiteiten. Het is verstandig daar nu al rekening mee te houden.

Hoe tel je het aantal werknemers voor de rapportageplicht?

Vallen uitzendkrachten of tijdelijke werknemers mee in de telling? Daar bestaat nog geen definitief antwoord op. Een voor de hand liggende piste is dat de berekeningswijze zoals bij sociale verkiezingen wordt gebruikt, inclusief specifieke regels voor uitzendkrachten. Zekerheid komt er pas met de Belgische omzetting.

Wat als historische overnames hebben geleid tot loonverschillen?

Als loonverschillen het gevolg zijn van een wettelijke verplichting - zoals het behoud van verworven rechten bij een overname (cao 32bis) - is dat een objectieve verklaring. Je bent immers als werkgever gebonden aan de wet. Dat argument is minder houdbaar wanneer het gaat om individuele toezeggingen zonder wettelijke grondslag, zoals een werknemer die een hoger salaris behield na een functiedaling.

Wat als een kandidaat meer vraagt dan jouw loonstructuur voorziet?

In de toekomst mag je iemand alleen meer betalen als jouw eigen criteria dat ondersteunen - denk aan opleidingsniveau, ervaring of aantoonbare prestaties. Rechtvaardigen jouw criteria het hogere bedrag niet, dan heb je twee opties: de kandidaat overtuigen met andere voordelen, of jezelf de vraag stellen of jouw loonbeleid voor die functiecategorie nog marktconform is.

Wat met werknemers die door luid onderhandelen meer verdienen dan collega’s?

Als er geen andere objectieve grond is voor het hogere loon, heb je in principe twee keuzes: collega’s optrekken tot een vergelijkbaar niveau, of in overleg gaan met de betrokken werknemer over een aanpassing. Een salaris is een essentieel element van de arbeidsovereenkomst en kan niet eenzijdig worden gewijzigd. Maar het is wel degelijk iets dat in onderling akkoord besproken kan worden.

Geldt het recht op informatie ook als er maar één persoon van een bepaald geslacht in een functiegroep zit?

Dit is een gevoelig punt. De richtlijn voorziet geen minimumdrempel, en het ziet ernaar uit dat ook de Belgische wetgeving daar niets over zal zeggen. Dat zou betekenen dat de informatie beschikbaar moet zijn vanaf één persoon - wat in de praktijk neerkomt op het bekendmaken van individuele lonen. Sommige organisaties bereiden zich voor om intern een eigen drempel in te stellen, al heeft dat vooralsnog geen wettelijke basis.

Moet het hele loonpakket worden vergeleken, of alleen het brutoloon?

Het gaat om het volledige salarispakket: vast loon, variabele verloning én andere looncomponenten. De aanbevolen aanpak is om te starten met een analyse op brutoloon, en daarna component per component toe te voegen. Klassieke elementen zoals maaltijdcheques zijn vaak al op basis van vaste, objectieve regels toegekend en geven zelden aanleiding tot problemen.

Hoe start je als werkgever?

Wachten op de definitieve Belgische wetgeving is geen strategie. De Europese minimumvereisten zijn duidelijk genoeg om nu al aan de slag te gaan. Stienaers stelt een gefaseerde aanpak voor:

• Formuleer een heldere beloningsvisie: wat wil jouw organisatie bereiken met haar loonbeleid, en hoe sluit dat aan bij je strategie?

• Zorg voor actuele en coherente functieomschrijvingen: die zijn de basis om gelijkwaardig werk te bepalen.

• Implementeer een functiewaarderingssysteem op basis van objectieve, genderneutrale criteria.

• Bouw een loonstructuur met salarisbanden: wat is het start- en maximumbedrag per functie?

• Stel duidelijke criteria op voor salarisvastlegging en -evolutie.

• Herbekijk je bonusbeleid: discretionaire beslissingen worden bijzonder moeilijk te verdedigen.

• Ontwikkel een proces voor het beantwoorden van informatievragen van werknemers.

• Documenteer loonbeslissingen systematisch: wie krijgt wat, en waarom.

• Train leidinggevenden: zij moeten loonbeslissingen kunnen uitleggen en verdedigen.

Voor bedrijven die rapporteringsplichtig zijn, is het bovendien verstandig om nu al een interne loonkloof-analyse te doen zodat je weet waar je staat vóór de eerste rapportage in 2027.

Een verplichting, maar ook een kans

Loontransparantie wordt door veel werkgevers ervaren als een administratieve last. Maar bedrijven die er strategisch mee omgaan, kunnen er ook hun voordeel mee doen: meer vertrouwen bij medewerkers, een sterkere reputatie op de arbeidsmarkt, en een loonbeleid dat eindelijk helder en verdedigbaar is.

Dit artikel is gebaseerd op een webinar van Synergie (februari 2026), met dank aan Dirk Stienaers (Coreus), expert in loontransparantie en beloningsbeleid.