EVENTPLANNER/ORGANISATOR-VLAAMSE OVERHEID

  • locatie:1000 BRUXELLES
  • jobcategorie:Administratie
  • Contracttype:interimjob
  • werkregime:voltijds
  • werkervaring:1-2 jaar
  • Laatste aanpassing:
    30/03/2022 15:28

Wat zal je job inhouden?

AHOVOKS zoekt een Eventplanner / organisator toelatingsexamens arts & tandarts

Ben je een geboren organisator en wil je graag verantwoordelijk zijn voor de praktische organisatie van de toelatingsexamens arts en tandarts in samenwerking met een kernteam?

Dan is deze vacature vast iets voor jou!


Als eventplanner / organisator ben je de spil in de praktische organisatie van de jaarlijkse toelatingsexamens. Je maakt en beheert het voorbereidingsdraaiboek en het dagdraaiboek van de examendagen. Je plant de opeenvolging van het voorbereidende werk en stemt met je collega’s af over alle organisatorische aspecten zoals het vinden van examenlocaties, de inschrijving van de deelnemers, de werving en opleiding van medewerkers op de examendagen, het opstellen van contracten, het bestellen van materiaal en drukwerk en het organiseren van de logistiek.

Onze eventplanner/organisator:

  • heeft ondernemingszin,
  • communiceert vlot en
  • weet snel bij wie hij/zij terecht kan om wat te regelen,
  • werkt graag volgens plan maar
  • speelt ook makkelijk in op onverwachte situaties en problemen.


 

Bij welke organisatie kom je terecht?

AHOVOKS - Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties & Studietoelagen is een Vlaams overheidsagentschap dat zich samen met verschillende onderwijspartners inzet voor levenslang leren voor iedereen. Er zijn 4 afdelingen en een ondersteunende dienst.

Wat zoeken we?

In het kernteam ben jij als eventplanner/organisator verantwoordelijk voor de onderlinge afstemming van alle aspecten van de praktische organisatie. Op basis van het draaiboek zorg jij ervoor dat alles volgens plan verloopt, dat iedereen zijn deel van het werk kan doen en dat geen enkel aspect over het hoofd wordt gezien.

Tot je takenpakket behoort:

1. Het opstellen en beheren van het voorbereidingsdraaiboek op basis van de vooropgestelde deadlines

2. Het voorzien van voldoende examenlocaties in samenspraak met de regiomanagers die rekruteren, selecteren, werven en informeren

3. Het garanderen van goede relaties met de examenlocaties in samenspraak met de regiomanagers en communicatie- en pr-verantwoordelijke

4. Het rekruteren, selecteren, werven en opleiden van medewerkers op de examendagen

5. Het regelen van de contracten voor medewerkers

6. Het coördineren van de logistieke taken en het drukwerk in samenwerking met het facility- en logistieke team van AHOVOKS

7. Het koppelen van de deelnemers aan de examenlocaties

8. Het opstellen en beheren van het dagdraaiboek van de examendagen

9. Het regelen van de praktische zaken voor het risicobeheersplan

10. Het organiseren van het coördinatiecentrum en de mobiele teams op de examendagen


Als eventplanner/organisator beantwoord je aan het volgende profiel:

• Je hebt een grondige kennis van het gebruik van de toepassingen van Office 365 (SharePoint, Outlook, Word, Excel en PowerPoint).

• Je hebt kennis ervaring binnen een gelijkaardige en organisatorische functie opgebouwd.





Wat bieden we?

De eventplanner / organisator toelatingsexamens arts & tandarts bij AHOVOKS kan rekenen op een tijdelijke voltijdse tewerkstelling van 3 maanden, met een verloning op B-niveau

Diegem Large Accounts

Jan Emiel Mommaertslaan 16 A
1831 Diegem
02 220 31 31diegem-la@synergiejobs.be

Solliciteer voor deze job

Dit bestandstype is niet toegelaten. Gebruik een .doc, .docx, .rtf of pdf-bestand